Создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе допускается, только если у работодателя в установленном порядке введен электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее – ЭДО) (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ, см. также, например: Письмо Минтруда России от 20.01.2023 г. N 14-6/ООГ-296, Письмо Минтруда России от 01.02.2023 г. N 14-6/ООГ-728).

Сканированные документы — это электронные образы бумажных документов, которые являются не официальными документами, а просто копиями, даже если распечатать их и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций, утв. Приказом Росархива от 29.04.2011 г. N 32).

Без введения в организации ЭДО в установленном законодательством порядке создание электронных кадровых документов при отсутствии подлинников в бумажном виде действующим законодательством не допускается. Кроме того, в некоторых случаях и вовсе не допускается создание кадровых документов в электронном виде, даже если введен ЭДО (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 12.01.2023 г. N 14-6/ООГ-97, Письмо Минтруда России от 30.05.2022 г. N 15-2/В-1677).

Если в исключительных ситуациях (катастрофа, наводнение, землетрясение, эпидемия и другие исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части) для документирования фактов, связанных с работой, использовались электронные образы документов без введения ЭДО, то после окончания указанных исключительных ситуаций работодатель обязан обеспечить наличие кадровых документов на бумажном носителе (ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 21.02.2023 г. N 14-6/ООГ-1102, см. также, например, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.06.2022 г. N Ф05-10627/2022 по делу N А40-147107/2021, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.11.2020 г. N Ф07-10089/2020 по делу N А56-46180/2019).

Что кадровые документы зачастую являются первичными учётными документами бухгалтерского учета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ), и если такие документы должны быть составлены на бумажном носителе, то перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021, утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 г. N 62н).

Обязанность по хранению документов организациями установлена ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ, ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ, пп. 8 ч. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, ст. 29 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ и иными законами и нормативными правовыми актами. Электронные документы могут составлять архив организации, если они были изначально созданы в электронном виде в соответствии с порядком осуществления в организации ЭДО (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).

сли в организации существует электронный кадровый архив из сканированных документов, и при этом не введен ЭДО в сфере трудовых отношений, необходимо хранить подлинники кадровых документов в бумажном виде, а уничтожение бумажных оригиналов в любом случае возможно только после истечения нормативных сроков их хранения. За неправильное хранение кадровых документов установлена административная ответственность (ст. 13.20, ст. 15.11 КоАП РФ).

Поэтому если в организации не введен ЭДО, хранение кадровых документов в сканированном виде при отсутствии подлинников этих документов в бумажном виде приводит к существенным сложностям при возникновении необходимости изготовления оригиналов этих документов для представления доказательств, а также влечет риски решения споров не в пользу организации и риски привлечения к ответственности по различным основаниям ввиду невозможности определить достоверность документов, удостоверяющих юридические факты (например, Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 08.12.2022 г. N 88-10853/2022, 2-213/2022, Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.02.2023 г. N 88-2585/2023).