Ну, здравствуй, ЭДО! Не знаем только радоваться тебе или огорчаться. С 22.11.2021 г. работодатель имеет право ввести в компании электронный кадровый документооборот (ЭДО).
Итак, принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому:
ТК РФ дополнили статьями непосредственно об электронном документообороте (ЭДО):
ст. 22.1 "Электронный документооборот в сфере трудовых отношений"
ст. 22.2 "Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот"
ст. 22.3 "Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота"
А также внесли изменения в ст. 68 и 312.1 ТК РФ:
приказ о приеме на работу, объявление этого приказа работнику под роспись и выдача его заверенной копии - теперь не обязательно
к дистанционным работникам работодатель вправе применять ЭДО
Разберемся в основных правилах ведения ЭДО, и как быть работодателю в связи с этими изменениями...
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК).
Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию его информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов, на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
Работодатель не обязан переходить на ЭДО и может продолжать оформлять документы в бумажном виде. Можно перевести на ЭДО только определенные документы (например, об отпуске и о командировках, переписку по служебным вопросам и т.д.).
Трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда, необходимо продолжать вести в бумажном виде. Форму СТД-Р, в том числе в электронном виде, нужно вести по прежним правилам.
Вести ЭДО можно на портале «Работа России» (trudvsem.ru) или в информационной системе работодателя, позволяющей обеспечить подписание, хранение, а также фиксацию факта получения электронного документа сторонами трудовых отношений.
При подписании электронных кадровых документов сторонами могут использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись. Работником в некоторых случаях может использоваться также простая электронная подпись, и усиленная квалифицированная электронная подпись, которую он ранее получил самостоятельно.
Чтобы ввести в компании электронный документооборот работодателю необходимо издать локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения профсоюза (при его наличии), в котором следует закрепить сведения, установленные ст. 22.2 ТК РФ.
Перевести документы на работника в электронный вид можно только с его письменного согласия. Согласие не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 г., если у них по состоянию на 31.12.2021 г. отсутствует трудовой стаж. Отсутствие согласия и электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения.
Работодатель обязан проинформировать об осуществлении ЭДО лицо, принимаемое на работу. О переходе на ЭДО необходимо уведомить работников. Если работник не дал согласие на ЭДО, работодатель обязан вести его кадровые документы на бумаге и, при необходимости, предоставлять бумажные копии документов, заверенные надлежащим образом.
Заявления, уведомления и сообщения работодателю, поданные работником через информационную систему работодателя (в т.ч. с использованием портала Госуслуг), платформу «Работа России», считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ).
Хранение электронных документов по личному составу, как и бумажных, работодатель должен обеспечить в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ). Правила и сроки хранения не зависят от способов ведения ЭДО и системы, которую использует работодатель.
Вот вкратце о нововведениях по электронному документообороту)) Конечно, и сейчас уже есть вопросы, и, думаю, еще появится множество вопросов, которые потребуют разъяснений...