Что такое кадровое делопроизводство и почему организация должна этим заниматься
Кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство – это не просто набор формальностей, это фундамент, на котором строится эффективное управление персоналом. Его важность для любой компании трудно переоценить. Давайте разберемся почему.
Кадровое делопроизводство – это система документирования и организации работы с кадровыми документами, регламентирующая трудовые отношения между работодателем и сотрудником.
Это совокупность правил, процедур и действий, направленных на сбор, обработку, хранение и использование информации о персонале организации.
Это совокупность правил, процедур и действий, направленных на сбор, обработку, хранение и использование информации о персонале организации.
Почему кадровое делопроизводство важно для любой компании?
1. Налаженное кадровое делопроизводство обеспечит соблюдение трудового законодательства, а значит снизит риски!
- Кадровое делопроизводство обеспечивает четкую организацию трудовых отношений, соблюдение трудового законодательства и минимизирует риски.
- Прежде всего это риски, касательно проверок инспекции труда и прокураторы. Ведь несоблюдение трудового законодательства может привести к значительным штрафам со стороны государственных органов (государственные инспекции труда, прокуратура), и даже к дисквалификации директора.
- Также снижается риск судебных разбирательств. Правильно оформленные документы помогут компаниям выиграть при судебных разбирательствах трудовых споров.
- Кроме того, само по себе ведение кадрового делопроизводства является обязанностью согласно закона. В случае отсутствие кадрового делопроизводства или неправильного его ведения влечет также налоговые риски касательно заработай платы работников.
- Плохо налаженное кадровое делопроизводство не позволит своевременно подавать отчеты с актуальными данным, а это тоже повлечет штрафы, уже за не сдачу и несвоевременную сдачу отчетности.
2. Налаженное кадровое делопроизводство поможет эффективно управлять персоналом!
- Прежде всего, кадровое делопроизводство позволяет контролировать персонал: численность сотрудников, их квалификацию, стаж работы, рабочее время работников и другие важные показатели.
- Также правильное оформление кадровых документов помогает избежать ошибок в начислении заработной платы и других выплат.
- Четкое оформление трудовых отношений создает чувство защищенности у сотрудников и повышает их лояльность к компании. Соблюдение трудового законодательства демонстрирует социальную ответственность компании и укрепляет ее репутацию.
- Кадровые данные позволяют анализировать состав персонала, выявлять его сильные и слабые стороны, планировать мероприятия по повышению квалификации. На основе кадровых данных можно прогнозировать потребность в персонале и планировать его численность.
3. Работа смежных направлений невозможна без качественного кадрового делопроизводства!
- Смежные с кадровым учетом направления - воинский учет, защита персональных данных, коммерческая тайна, охрана труда, работа с профсоюзами также зависят от верного ведения кадрового учета. Эффективная работа по этим направлениям возможна только при качественном кадровом делопроизводства.
Итак, кадровое делопроизводство – это не просто набор неких документов, а стройная система работы отдела кадров, которая влияет на успешную работу компании в целом!
Ошибки в кадровом учете могут привести к серьезным последствиям для вашего бизнеса: штрафам, судебным искам и даже дисквалификации директора.
Ошибки в кадровом учете могут привести к серьезным последствиям для вашего бизнеса: штрафам, судебным искам и даже дисквалификации директора.
Кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство основано на четкой системе документации.
К основным кадровым документам относятся:
Также не забываем про документы по смежным направлениям - локальные акты и документы по работникам по воинском учету, по персональным данным, по коммерческой тайне и т.д.
К основным кадровым документам относятся:
- Трудовой договор: Заключается между работодателем и работником и определяет их взаимные права и обязанности.
- Дополнительные соглашения к трудовому договору: Фиксируют изменении условий трудового договора (при изменениях оплаты, режима работы, должности).
- Приказ о переводах: оформляются при изменении должности работника.
- Табель учета рабочего времени: Фиксирует отработанные часы, отпуска, больничные, прогулы и другие виды отсутствия.
- График отпусков: оформляется в обязательном порядке для планирования отпусков работников на бедующей год.
- Приказ на отпуск: Оформляются для фиксации отпусков работников (ежегодные отписка, отпуска без сохранения зарплаты, учебные отпуска)
- Приказы об увольнении: Оформляются при прекращении трудовых отношений, увольнении работника.
- Формы отчетности: Различные отчеты, отправляема в госорганы, прежде всего ЕФС-1, отчеты в службу занятости и т.д.
- Локальные нормативные акты: Основные документы компании, регулирующие работу работников: Правила внутреннего распорядка, Положение оплате труда, Положение о премировании, Положение о командировках и т.д.
Также не забываем про документы по смежным направлениям - локальные акты и документы по работникам по воинском учету, по персональным данным, по коммерческой тайне и т.д.
Даже опытные кадровики могут допускать ошибки.
К наиболее распространенным относятся:
К наиболее распространенным относятся:
- Ошибки при оформлении трудовых договоров: Неправильное указание условий труда, отсутствие обязательных сведений.
- Ошибки при ведении табеля учета рабочего времени: Неправильное ведение табеля (ошибки при вводе данных, отсутствие приказов на основании которых оформляется табель)
- Неправильное оформление отпусков: Ошибки при выплате отпускных, неправильное оформление приказов об отпуске.
- Нарушение порядка увольнения: Несоблюдение процедуры увольнения может привести к восстановлению работника на работе
- Отсутствие необходимых локальных нормативных актов: Отсутствие или несоответствие локальных актов требованиям трудового законодательства может повлечь за собой административную ответственность.
- Нарушение сроков выплаты заработной платы: Задержки выплаты заработной платы могут повлечь за собой штрафы.
Как мы можем помочь вам в налаживании кадрового делопроизводства и работы отдела кадров в целом?
Кадровое делопроизводство:
- Обучение кадровых работников
- Консультации юриста по трудовому праву
- Сопровождение сложного увольнения
- Аудит кадровой документации (кадрового учета)
- Аудит охраны труда
- Восстановление кадрового учета
- Восстановление охраны труда
- Восстановление воинского учета
- Восстановление документации по перс. данным
- Сопровождение проверки инспекции труда и прокуратуры
- Проведение собеседования кадровых работников
Мы в соцсетях:
КОМПАНИИ
Мы помогаем компаниям в сфере трудовых отношений (трудовое право, кадровое делопроизводство и т.д.).
Все наши услуги для компаний можно посмотреть здесь
Все наши услуги для компаний можно посмотреть здесь
РАБОТНИКАМ
Мы помогаем работникам в трудовых отношениях (сложные увольнения, споры с работодателями) и т.д.
Все наши услуги для работников можно посмотреть здесь
Все наши услуги для работников можно посмотреть здесь
ОБУЧЕНИЕ
Мы обучаем кадровых работников, HR-ов и всех, кто интересуется трудовым правом и кадровым делопроизводством.
Все наши вебинары и курсы можно посмотреть здесь
Все наши вебинары и курсы можно посмотреть здесь