Сегодня, на мой взгляд, важный и часто встречающийся вопрос. Поэтому, давайте рассмотрим поподробнее: в каких случаях следует оформить работнику дубликат, а в каких случаях новую трудовую книжку?
Поэтому, давайте рассмотрим поподробнее: в каких случаях следует оформить работнику дубликат, а в каких случаях новую трудовую книжку?
Ответ: Порядок выдачи и оформления дубликата трудовой книжки установлен в разделе V Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" (далее – Приказ № 320н). Из совокупного анализа пп. 27, 30, 31 Приказа № 320н следует, что дубликат выдается в случаях если:
1. Трудовая книжка утрачена. Тогда работник обязан заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.
Такая правовая норма установлена п. 27 Приказа № 320н. Работодатель не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления обязан выдать дубликат трудовой книжки.
При этом, если работник работал в двух разных местах: по основному месту работы и по совместительству, и утерял трудовую книжку, то, по мнению Роструда, работнику следует обратиться к работодателю по последнему основному месту работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (Письмо Роструда от 15.09.2023 г. № ПГ/19097-6-1).
2. Если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной
То по письменному заявлению работника работодатель по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, обязан выдать дубликат трудовой книжки (п. 30 Приказа № 320н).
3. Если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана), а равно утрачена,
То работник вправе обратиться к работодателю для выдачи дубликата трудовой книжки в порядке, установленном п. 27 Приказа № 320н (Письмо Минтруда от 28.09.2021 г. № 14-6/ООГ-9180).
4. Пунктом 31 Приказа № 320н предусмотрено, что в случаях массовой утраты трудовых книжек создается комиссия органами исполнительной власти субъектов РФ, по итогам работы которой оформляется акт, являющийся основанием для выдачи дубликата трудовой книжки.
При этом в перечне документов, на основании которых комиссия будет устанавливать факт работы у работодателя, указаны сведения о трудовой деятельности.
Новая трудовая книжка оформляется, если при трудоустройстве трудовая книжка отсутствует в связи с её утратой, повреждением или по иной причине (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Таким образом
Если речь идет о вопросе об оформлении дубликата при трудоустройстве, то оформлять следует именно новую трудовую книжку. Дубликат оформляется по месту работы, где была произведена последняя запись. Это следует из ч. 5 ст. 65 ТК РФ и п. 27 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 г. № 320н.
Хотя на практике и встречается мнение, о том, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки, новый работодатель должен оформить дубликат (Минтруда России в письме от 03.06.2022 г. № 14-6/ООГ-3682).
Однако отметим, что данный тезис не соответствует действующему законодательству. И поскольку мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в письмах, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а лишь содержит мнение отдельного специалиста, то предлагаем при необходимости оформления дубликата руководствоваться правилами, содержащимися в ТК РФ и Приказом № 320н.
Также заметим, что на практике все же превалирует позиция, когда в случае приема на работу у работника отсутствует трудовая книжка, то новый работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (Письмо Роструда от 20.10.2021 г. № ПГ/30991-6-1, письмо Минтруда России от 01.09.2021 г. № 14-6/В-1049, Онлайниспекция: Разъяснение).
Исходя из чего, в случае приема на работу лица, у которого отсутствует трудовая книжка, рекомендуем оформлять новую трудовую книжку. Что позволит минимизировать риск административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение требований нормативно-правовых актов.
Мы в соцсетях:
КОМПАНИИ
Мы помогаем компаниям в сфере трудовых отношений (трудовое право, кадровое делопроизводство и т.д.).
Все наши услуги для компаний можно посмотреть здесь