Являются ли сканы электронными документами?

А сейчас обсудим такой вопрос — являются ли сканы электронными документами? А то недавно один клиент на вопрос о том, применяется ли у них в компании ЭДО, ответил: "А мы постоянно друг другу сканы документов пересылаем". Видимо, немного запутался в этом вопросе))

Создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе допускается, только если у работодателя в установленном порядке введен электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее – ЭДО) (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ, см. также, например: Письмо Минтруда России от 20.01.2023 г. № 14-6/ООГ-296, Письмо Минтруда России от 01.02.2023 г. № 14-6/ООГ-728).

Сканированные документы — это электронные образы бумажных документов, которые являются не официальными документами, а просто копиями, даже если распечатать и заверить их подписью руководителя организации и печатью (при наличии). Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций, утв. Приказом Росархива от 29.04.2011 г. № 32).

Сканы документов не имеют юридической силы, поскольку не могут быть признаны документами в электронном виде ввиду следующего:

электронным документом может быть только документ, который изначально был создан в электронной форме и подписан электронной подписью в установленном законодательством порядке (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ, ч. 1 ст. 22.2, ч. 1 – 7 ст. 22.3 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 18.02.2022 г. № 14-2/ООГ-1041), при этом такой документ не должен быть предварительно документирован на бумажном носителе (абз. 5 п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 г. № 57);
к электронному кадровому документу устанавливаются дополнительные требования в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ч. 3 ст. 6, п. 11 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, ч.1 и ч. 4 – ч. 8 ст. 22.1, ст. 22.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 г. N 1192, Приказ Минтруда России от 20.09.2022 г. № 578н), которые в случае сканирования документов и хранения файлов этих сканов не соблюдаются;
многие кадровые документы в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами должны содержать личную подпись работника и работодателя, при этом подпись на документе включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), отметка же об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с действующим законодательством (п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов").

Таким образом,

без введения в организации ЭДО в установленном законодательством порядке создание электронных кадровых документов при отсутствии подлинников в бумажном виде действующим законодательством не допускается. Кроме того, в некоторых случаях и вовсе не допускается создание кадровых документов в электронном виде, даже если введен ЭДО (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 12.01.2023 г. № 14-6/ООГ-97, Письмо Минтруда России от 30.05.2022 г. № 15-2/В-1677).

Читайте нас в соцсетях:

Читать другие статьи на тему трудовых отношений

Приглашаем на экспресс-курс "Трудовые отношения с иностранными гражданами"

Коллеги, недавно мы проводили вебинар по иностранным работникам, но только на тему приема этой категории работников на работу. И некоторые слушатели спрашивали, а будут ли обсуждаться увольнение иностранных работников и другие важные вопросы, связанные с этой непростой категорией? И наш партнёр, которая проводила этот вебинар, решила провести целый курс по этой теме! Приглашаем на курс всех, для кого этот вопрос актуален!

Ответы на необычные вопросы

Коллеги, сегодня рассмотрим два довольно узких и необычных вопроса, которые мы готовили для клиентов. Но вдруг, они и для вас окажутся интересными?

Скоро вебинар по оформлению кадрового архива

Коллеги, у нас на следующей неделе ⚡ 07.05.2024 г. вебинар "Кадровый архив: оформляем правильно". Тема понятная, довольно узкая. Мало кто по ней что-то делает, так как никого не штрафуют)) Многие кадровики говорят так: " Вот как будет везде порядок и нечего будет делать — тогда и займемся архивом". Но так как такого идеала, чтобы все везде было в порядке и нечего делать не бывает, то и до архива руки не доходят. Разве что, если госучреждение — там часто архивами занимаются. Или если ликвидация компании и надо в госархив сдавать документы — тогда тоже приходится заниматься архивом.

В этом семестре преподавала в Российском экономическом университете им. Плеханова

Оставить заявку

Оставить заявку и получить консультацию по трудовым отношениям, на обучение или заказать абонентское обслуживание

Обучение кадровых работников

УЗНАЙТЕ БОЛЬШЕ О ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ - записывайтесь на мои вебинары и курсы, смотрите записи прошедших мероприятий!

Нажимайте на кнопку и читайте еще больше статей на тему трудовых отношений

Читать статьи Вконтакте