На мой взгляд, этапа два:

1. оформить общие документы (приказы, образцы документов, журналы, проработка алгоритма для данной компании) и встать на учет в военкомат
2. оформить документы по работникам (сбор данных для карточек по форме 10, оформление формы 18, оформление карточек по форме 10)
   

Вот как мы сейчас делали с клиентом: пока мы делали все общие документы — кадровый работник просил работников принести военные билеты и копировал их, а также собирал дополнительные данные, которых нет в карточке Т-2. "А почему параллельно?" — спросите вы. Ведь карточки по форме 10 при постановке на учет не спросят, можно и потом, не торопясь собрать военные билеты и заполнить карточки, когда компания уже стоит на учете в военкомате. А вот и нет — без формы 18 вас на учет не поставят, а в форме 18 мы ведь должны написать количество солдат, офицеров, призывников. А как же мы их без военных билетов посчитаем? Вот и получается, что надо делать оба этапа параллельно...

На мой взгляд, следующие: ФИО (это понятно, по каждому работнику надо решить), пол, специальность (у мужчин всех подозреваем военнообязанность, у женщин — по некоторым специальностям), дату рождения (если по возрасту уже не военнообязанный, зачем нам вести учет по нему), состав (солдат/офицер — это для формы 18 нужно знать), должность (ведь в форме 18 надо указать специалист, рабочий и т.д.), категория годности (в форме 18 нужно выделить категории), наличие моб. предписания. И по итогам всей этой таблицы уже можно будет посчитать и военнообязанных в запасе, и солдат, и офицеров, и специалистов, и руководителей и т.д. и заполнить наконец-то форму 18!

Я полагаю, что нет смысла вести по ним воинский учет, хотя формально отметки о снятии с учета мы не видим. Поэтому мы решили выдать им уведомления о том, что они должны идти в военкомат и сниматься с учета (под роспись), чтобы была видна наша работа с этой категорией работников))

И как только начинаем форму заполнять, сразу видим, что не все нужные данные у нас есть в кадровом делопроизводстве (например, данные о водительском удостоверении, о составе семьи, о знании иностранных языков — нам в КДП не нужны и никто нас за их отсутствие не штрафует), а вот в форме 10 они есть, и пока не ясно, не будут ли за их отсутствие наказывать? Поэтому, мы с клиентом решили на всякий случай запросить эти данные у работников — не захотят предоставлять, будем фиксировать отказ. Опять же, чтобы снять с компании ответственность...

Я предлагаю запрашивать военный билет в письменной форме, под роспись. А еще мы с клиентами даже приказ составляем — что все обязаны предоставить военный билет в связи с началом ведения в компании воинского учета и работников знакомим под роспись. Ведь в случае претензий военкомата, нам надо показать, что мы работу проводили, а не оставались равнодушными к такому нарушению со стороны работника...

Верить работнику "на слово", что у него с военным билетом "все в порядке" мы не должны и можем подозревать, что он вообще на воинском учете не состоит и никакого документа у него нет. Поэтому мы выдаем работнику направление в военкомат (под роспись), чтобы он вставал на воинский учет и получал военный билет. Отвести его в военкомат или заставить найти свой военный билет мы не в силах )) итак, направление выдали — работа проведена ))

К сожалению, в законе это момент не описан. Поэтому мы с клиентами решили, что если работник хотя бы устно сообщает: "да, военный билет был, солдатом числюсь", то мы оставляем акт о том, что работник эту информацию заявил устно, и включаем его в число военнообязанных при подсчете данных для формы 18. Карточку по форме 10 тоже оформляем, конечно, просто данных в ней не будет по воинскому учету... Но у нас ведь будет подтверждение, что мы работали над всей этой ситуацией — акты составляли, направление выдавали. А наказать мы работника никак в этом случае не сможем, даже выговор, на мой взгляд, будет незаконным. Ведь здесь нет невыполнения трудовых функций или нарушения дисциплины?

Получается у него изменились данные (о регистрации), но он свою обязанность не исполнил, в военкомат не сообщил! Полагаю, что в этом случае наша обязанность выдать ему листок сообщений (он расписывается на корешке) и предложить ему пойти в военкомат, сообщить о своих изменениях и встать на учет в военкомате по месту жительства. А мы в свою очередь должны отправить сообщение об изменении по утверждённой форме (штрафы за несообщение сведений обсудим на вебинаре!). И это все тоже стоит прописать в своем алгоритме по ведению воинского учета, ведь ситуация довольно часто встречается (и мы здесь еще не затронули более сложные ситуации — когда он живет не по месту регистрации, когда вообще никакой регистрации нет и т.д.)

Отлично, если руководство согласно и выдало вам стенд для наполнения )) Но в настоящее время довольно редко вижу у клиентов стенды.... и штрафов за их отсутствие не встречаю. Поэтому чаше с клиентами ограничиваемся папкой для военнообязанных (с нормативными актами касательно воинской обязанности и воинского учета — на вебинаре обсудим какие акты)). А чтобы доказать, что работники при приеме с этой папкой знакомятся, мы соответственно должны получить их роспись. Кстати, на выездных проверках военкомата, встречала, что военкоматы про такие подписи спрашивают.