По поводу электронных книжек
Коллеги, как-то мы давно не вспоминали электронные трудовые книжки)) А помните, какой был шум вокруг них пару лет назад? На самом деле, мы с вами, конечно, знаем, что нет никаких электронных трудовых книжек (это такое народное название придумали для простоты)) А на самом деле это лишь сведения в базе ПФР по каждому работнику. Но вот, недавно статейку писали по этому поводу и подумали, что и здесь, может быть, стоит краткий обзор сделать...
Итак, кратко повторим алгоритм по работе со сведениями о трудовой деятельности, а также посмотрим, что нового по этой теме. Итак....
Электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе ПФР на основании отчетов СЗВ-ТД, представленных работодателем.
Отказываться от бумажной трудовой книжки или нет - решает работник. Выбор предоставляется только тем, кто уже был трудоустроен на начало 2020 года. Работникам при приеме на работу впервые после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку не заводят. Электронные трудовые книжки вошли в кадровое делопроизводство с 01.01.2020.
При приеме работника с электронной трудовой книжкой:
  • Попросите у новичка предоставить сведения о его трудовой деятельности. Эту информацию работнику должен выдать предыдущий работодатель в день увольнения (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК) в виде справки СТД-Р, если он отказался от бумажной трудовой книжки. Если от трудовой книжки он не отказывался, то в подтверждение своего стажа по-прежнему предъявляет трудовую книжку. В этом случае мы забираем трудовую книжку для хранения у работодателя и ведем записи, как и ранее.
  • СТД-Р отражает сведения только о последнем месте работы, поэтому для расчета страхового стажа придется запросить также сведения из ПФР (справка СТД-ПФР) и/или бумажную трудовую книжку, которая велась на работника до отказа от книжки. Для получения справки СТД-ПФР достаточно оформить запрос в МФЦ, в отделении Пенсионного фонда или на Госуслугах.
  • Далее на нового сотрудника формируется форма СЗВ-ТД и предоставляется в ПФР в обычном порядке не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа или трудового договора (если компания не оформляет приказы).
  • При каждом изменении информации (переводе или увольнении) также формируется форма СЗВ-ТД и передается отчет в ПФР. При переводе и иных кадровых мероприятиях срок подачи отчета - до 15 числа каждого месяца, а при приеме, приостановлении и возобновлении действия трудового договора и при увольнении - не позднее следующего рабочего дня, который следует за днем издания приказа или другого документа о прекращении трудовых отношений (независимо от того, отказался ли работник от бумажной трудовой книжки или нет).
Если работодатель не передаст сведения по форме СЗВ-ТД, то данный период работы не будет учтен в трудовой стаж работника. Кроме того, за непредставление СЗВ-ТД в срок или сдачу отчета с ошибками предусмотрен административный штраф (от 300 до 500 руб. – ст. 15.33.2 КоАП). Ответственность несет не организация, а должностное лицо.
С 19.08.2022 СЗВ-ТД нужно подавать в измененном порядке:
  • СЗВ-ТД подписать может не только руководитель, но и уполномоченный представитель страхователя. В форму СЗВ-ТД внесли изменения для отражения сведений о таком лице.
  • Снизили круг лиц, которые могут выбрать форму представления отчета. Теперь форму СЗВ-ТД можно представить в бумажном виде, только если численность зарегистрированных в ПФР работающих составляет 10 человек и менее (Постановление Правления ПФ РФ от 21.04.2022 № 62п).
С 07.10.2022 в порядке заполнения СЗВ-ТД предусмотрели возможность передать сведения о приостановке и возобновлении действия трудового договора.
Их включают, если работник призван по мобилизации, заключил контракт о военной службе или добровольном содействии ВС РФ (Постановление Правления ПФ РФ от 13.10.2022 N 217п).
С нового года планируют изменить форму СТД-Р, а форму СТД-ПФР заменить формой СТД-СФР.
Проект Приказа Минтруда: Проект
В связи с объединением ПФР и ФСС России в Фонд пенсионного и социального страхования РФ (СФР) с 2023 года отчетность необходимо будет передавать в новый фонд по единой форме (за исключением некоторых сведений, которые нужно будет подавать в налоговую) (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ, Федеральный закон от 14.07.2022 № 239-ФЗ).
  • Единая форма отчета объединит, в частности, действующие в настоящее время формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, сведения о заключенных договорах гражданско-правового характера. В единую форму включат также форму 4-ФСС.
  • В случаях перевода на другую постоянную работу и подачи заявления о ведении трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности – сведения с нового года будут представляться не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
  • Также в связи с объединением ПФР и ФСС РФ в единый Социальный фонд России внесены изменения в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учете. В том числе установлено, что с 01.01.2023 вместо сведений о страховых взносах и страховом стаже вводится понятие сведений для индивидуального (персонифицированного) учета (п. 12 ст. 2 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).
После перехода на сведения о трудовой деятельности трудовые книжки в уже обозримом будущем станут достаточно редким явлением, поэтому заполнение журналов (книг) учета и движения станет не таким частым занятием, а трудовых книжек и бланков закупать и хранить нужно будет всё меньше. Полагаю, постепенно все или почти все документы полностью будут переведены в электронный вид.

Читать другие статьи на тему трудовых отношений

Нажимайте на кнопку и читайте еще больше статей на тему трудовых отношений