Получить мини-книгу
Правила разработки кадровых алгоритмов на примере алгоритма приема на работу
Коллеги, мы все вами обсуждаем правовые вопросы... Но и организационные вопросы не менее важны в работе отдела кадров.
Вся наша кадровая работа состоит из отдельных процедур (алгоритмов, процессов, бизнес-процессов) - назовите, как хотите (а я буду называть по привычке алгоритмами)). И в этих процедурах нередко участвуют и другие отделы. А еще многие кадровые алгоритмы связаны с иными процедурами компании. Например, прием на работу является продолжением процедуры подбора (я для себя называю такие процедуры - "сквозными"). И от того, как вы (это я именно к начальникам отделов кадров обращаюсь) их наладите, будет зависеть, будет ли отдел работать четко и размеренно (и все работники вовремя уходить домой или в авральном порядке, с суетой и скандалами).
Давайте обсудим некоторые моменты, я бы сказала правила разработки кадровых алгоритмов в компании на примере алгоритма приема на работу:
Не стоит ждать, когда кто-то (директор, бухгалтерия, юристы, судьба)) разработают и опишут эффективный алгоритм приема на работу в компании. Будьте проактивными, возьмите это дело в свои руки! Недавно на аудите начальник отдела кадров жаловалась на неэффективный алгоритм приема на работу. Но кто, скажите пожалуйста, кроме нее может его изменить!? Ведь вы пришли не на пустое место, какой-то алгоритм уже стихийно сложился, но он вам не нравится. Значит, пока браться за дело!))
Только тот алгоритм настоящий, который написан на бумаге (не надо говорить: "я все держу в голове", в голове лучше путь будут более светлые мысли, чем порядок приема на работу ) Значит - только письменный вид, и желательно утверждённый приказом директора, тогда он сразу приобретает значимость в глазах работников.
Надо помнить, что алгоритм приема сквозной - то есть там, где заканчивается процедура побора на должность, начинается процедура приема, а где заканчивается процедура приема, начинается процедура учета рабочего времени, начисления заработной платы и т.д... Поэтому надо проверить, как встраивается этот алгоритм в предыдущий и последующие (и вообще, есть ли эти предыдущие и последующие алгоритмы, может быть надо их разработать).
В алгоритме приема участвуют несколько отделов. Давайте считать: конечно, отдел кадров, далее - начальник подразделения, где будет работать работник и отдел подбора (нам от них нужно подтверждение, что работника принимаем), отдел охраны труда (они проводят инструктажи и дают перечень должностей для медосмотра), бухгалтерия (нам надо убедиться, что они видят работника в программе, и все нормально технически), отдел, выдающий спецодежду или форменную одежду (если требуется выдача), возможно отдел труда и заработной платы (если он у вас есть и именно он подтверждает наличие должности в штатном расписании или вводит новую должность). Скорее всего, у вас есть пропуска, а значит отдел пропусков или служба безопасности, которая этим занимается, и т.д. Поэтому в алгоритме надо прописать действие всех этих людей и согласовать с ними алгоритм, иначе не миновать возражений и саботажа))
В алгоритме должны быть не только действия, но и сроки, в которые участники их делают. Ведь вы отлично знаете, если задача поставлена без указания срока, то мы сделаем ее когда-нибудь... А прием - это процесс, конвейер, если кто-то застрял, то и конвейер застрял))
Алгоритмы мы привязываем к специфике организации и должности. В одной организации мы принимаем работников на интеллектуальную работу, поэтому важно добиться их лояльности, обсудить с ними многие вопросы. В другой организации мы принимаем массовый персонал, который выполняет рутинную работу, поэтому важно принимать как можно быстрее, без длинных бесед... Поэтому алгоритмы будут разными. И даже в одной организации, совсем разные алгоритмы могут быть для приема начальника отдела и уборщицы. Поэтому можно описать несколько вариантов алгоритма приема.
Снабдите процедуру шаблонами документов на каждом этапе. Просто описание алгоритма недостаточно, если участникам придется каждый раз сочинять документы на каждом этапе. Шаблоны также желательно утвердить руководителем, чтобы не было сомнений, что именно их все должны использовать. И важно раздать эти шаблоны тем, кто будет их применять и провести обучение по их применению - например, на совещании.
Внедрение описанного согласованного и утверждённого алгоритма - это отдельная задача. Наивно было бы считать, что как только вы всех ознакомите с приказом об утверждении какой-либо процедуры все сразу начнут ее выполнять)) Надо будет не только проговорить все это на совещании, раздать памятки, но и проверять подчиненных и смежные отделы, как они соблюдают процедуру. Напоминать им, исправлять, вслушиваться в недовольства (ведь при изменениях всегда много недовольств). Стоит набраться терпения, и просто гнуть и гнуть свою линию во внедрении более эффективного и прогрессивного вашего алгоритма. И в конце концов (месяца через 2-3) все привыкнут, и процесс заработает так, как вам нужно.

Читать другие статьи на тему трудовых отношений

Нажимайте на кнопку и читайте еще больше статей на тему трудовых отношений