Судебные решения касательно хранения документов
Посмотрим судебную практику по хранению кадровых документов
При ликвидации компания обязана сдать документы в государственный или муниципальный архив (Решение Суда по интеллектуальным правам от 10.08.2021 по делу N СИП-465/2020), а архив или муниципальная администрация должна принять документы на хранение, отказать не может (Определение Верховного Суда РФ от 16.02.2021 N 304-ЭС21-16 по делу N А70-1702/2020).
Но если денег у компании нет, то государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет ликвидационная комиссия (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 14.12. 2022 N 02АП-9794/22 по делу N А28-9750/2022).
Хранение учредительных, внутренних, финансовых, бухгалтерских, кадровых и иных документов относится к обязанности руководителя организации.
Конечно, руководитель может назначить ответственного или даже принять на работу архивариуса, но если никаких ответственных нет, то он отвечает за хранение документов сам (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.01.2023 N 11АП-18128/22 по делу N А55-7543/2022, Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16.12.2022 N 04АП-5337/22 по делу N А58-2067/2022).
Документы компании, переданные на хранение в архив компании, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях.
Документы, находящиеся на хранении в архиве, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.11.2022 N Ф08-11329/22 по делу N А22-853/2021, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.05.2021 N 09АП-20957/21 по делу N А40-258123/2020). В этих судебных решениях компания была привлечена за неправильное хранение акционерных документов по ст.13.25 КоАП РФ. Для кадровых документов это будет другая статья - 13.20, там штраф поменьше))
Компания не обеспечила хранение кадровых документов, а именно - табеля учета рабочего времени.
В связи не сохранностью документа не предоставила документ в суд, и суд встал на сторону работника в трудовом споре (Апелляционное определение Ростовского областного суда от 09.07.2020 по делу № 33-6762/2020).

Честно говоря, судебных дел касательно хранения документов не так много. Но это не значит, что мы не должны держать их в порядке - судебная практика она такая, может поменяться в любой момент))

Читать другие статьи на тему трудовых отношений

Нажимайте на кнопку и читайте еще больше статей на тему трудовых отношений